Comment configurer HubSpot pour votre entreprise ? [Tutoriel]

comment configurer hubspot pour votre entreprise

Bienvenue sur le tutoriel HubSpot pour apprendre à se créer un compte au CRM en ligne gratuit ! Vous y découvrirez comment paramétrer et configurer HubSpot, transférer vos données, lier votre adresse email …

Ce pas à pas sera rapide, car « paramétrer HubSpot » est un bien grand mot : ce logiciel SaaS est quasiment prêt à l’emploi et assez facile à prendre en main.

Comment créer un compte sur HubSpot ?

Rendez-vous sur la page des tarifs de HubSpot et cliquez sur Commencer gratuitement.

 

HubSpot n’a pas besoin de beaucoup d’informations : remplissez les champs Prénom et Nom et indiquez une adresse email valide (c’est important car le logiciel va vous envoyer un mail de confirmation). Pas besoin d’avoir un mail professionnel, vous pouvez tout à fait utiliser Gmail ou autres.

HubSpot vous posera ensuite cinq petites questions :

– Quel est le secteur d’activité de votre entreprise ?
– Quelle est votre fonction ?
– Quel est le nom de votre entreprise ?
– Combien de personnes travaillent dans votre entreprise ?
– Quel est l’adresse du site Internet de votre entreprise ?

Et il vous enverra enfin un lien par email : il vous suffira de cliquer dessus pour activer votre compte et choisir un mot de passe.

HubSpot vous demandera alors si vous avez déjà utilisé un CRM et quel module vous voulez explorer en premier : Service client, Opération, Vente, Marketing, ou bien lancer une démo de toutes les fonctionnalités.

creer compte hubspot 1
creer compte hubspot 2

Configurer HubSpot Etape 1 : importer des contacts

L’onboarding de HubSpot est très bien conçu et vous prend en main dès votre première connexion afin de procéder par étapes. Il apparaitra à chaque fois que vous voulez découvrir une nouvelle fonctionnalité, et saura se faire oublier si vous n’en avez pas besoin.

La deuxième étape consiste à créer votre première base de données de contacts pour nourrir le CRM. Cliquez sur Commencer l’import et on vous proposera d’importer votre fichier contacts en format .xls .xlsx et .csv : .xls et .xlsx sont des fichiers Excel normaux, .csv est un fichier texte (si vous migrez d’un vieux CRM, ce vieux CRM doit être capable d’exporter sa base de donner en .csv afin de l’importer ailleurs)

configurer hubspot etape 1a importer fichier contacts

Configurer HubSpot Etape 2 : faire correspondre vos données à celles de HubSpot

L’import terminé, HubSpot va vous proposer de faire correspondre les données du fichier (les colonnes dans Excel) afin de les importer au bon endroit du CRM. C’est relativement simple : si vous avez des colonnes comme adresse email, n° de téléphone, nom des contacts, siège social (…) il vous suffira de les faire correspondre en choisissant la bonne propriété. Si vous ne trouvez pas la bonne propriété, vous pouvez en créer une nouvelle.

configurer hubspot etape 2a faire correspondre proprietes

RGPD oblige, HubSpot vous demandera (via une case à cocher) si vous avez le droit d’utiliser ces données.

Cliquez sur Terminer l’import et voilà : tous les contacts apparaissent dans HubSpot dans les onglets Contacts > Contacts et Contacts > Entreprises. Cliquez sur le nom d’une entreprise ou d’un contact et vous y retrouverez les données de votre fichier (email, téléphone, notes …)

configurer hubspot etape 2b valider import

Configurer HubSpot Etape 3 : Connecter votre boite de réception

La barre de progression de la configuration augmente, il vous reste quelques étapes à franchir … Voyons maintenant comment connecter votre adresse email à HubSpot.

HubSpot vous demandera d’abord d’indiquer votre adresse email ainsi que son mot de passe (attention, pas le mot de passe de HubSpot, celui de votre email).

Il faudra ensuite indiquer configurer des paramètres avancés (sauf si vous utilisez Gmail, c’est automatique) qui sont propres à votre fournisseur de messagerie :

IMAP pour le courrier entrant : cela ressemble à imap.votrefournisseur.com

SMTP pour le courrier sortant : cela ressemble à smtp.votrefournisseur.com

Pour trouvez ces valeurs il faut se rendre dans la page paramètres de votre compte de messagerie, et modifier les ports si besoin.

configurer hubspot etape 3a connecter boite reception

Validez et laissez HubSpot se connecter à votre adresse mail. Une fois cette étape terminée, vous pourrez envoyer des emails directement depuis HubSpot, y compris des newsletters.

configurer hubspot etape 3b connecter boite reception

Configurer HubSpot Etape 4 : Connecter votre site Internet à HubSpot

HubSpot peut se connecter à votre site Internet pour récupérer de nombreuses données sur le trafic, mais aussi pour créer des formulaires et des landing pages.

C’est un peu technique, faites appel à un développeur si besoin : il faut placer une ligne de code avant la balise <body> de votre site Internet :

<!– Start of HubSpot Embed Code –>
<script type= »text/javascript » id= »hs-script-loader » async defer src= »js-eu1.hs-scripts/25080243.js »></script>
<!– End of HubSpot Embed Code –>

Une fois cela fait, HubSpot ira vérifier que le code est bien implanté et commencera à récupérer des données.

configurer hubspot etape 4 connecter site internet

Configurer HubSpot Etape 5 : Créer un live chat sur votre site Internet

Qu’est ce qu’un live chat ? C’est la petite fenêtre qui apparait sur certains sites Web et qui permets aux internautes de poser des questions et de discuter en temps réels avec une entreprise : service commercial, service SAV …

HubSpot vous propose d’en créer un gratuitement et facilement, alors profitez-en !

Commencez par choisir sa couleur et le texte qui apparaitra puis les horaires de disponibilité : HubSpot générera enfin un code à rajouter avant la balise <body> de votre site Internet.

configurer hubspot etape 5a creer chatflow
configurer hubspot etape 5b creer chatflow
configurer hubspot etape 5c creer chatflow
configurer hubspot etape 5d creer chatflow

Configurer HubSpot Etape 6 : Créer une newsletter

Nous avons détaillé toute la procédure pour créer une newsletter avec HubSpot dans cet article : Quel logiciel d’emailing gratuit ?

Vous y trouverez toutes les infos pour créer plusieurs modèles de newsletters avec l’email builder de HubSpot, mais aussi pour collecter des données sur les taux d’ouverture, les taux de clics …

configurer hubspot etape 6 creer newsletter

Configurer HubSpot Etape 7 : Modifier les paramètres

HubSpot propose beaucoup d’autres paramètres à modifier si vous voulez utiliser toutes ses fonctionnalités. Il faut pour cela cliquer en haut à droite de la page sur Profil et Préférences.

 

Si HubSpot est configuré par défaut en français, la devise reste le dollar : vous pouvez bien sur modifier cela pour choisir l’Euro.

Vous pouvez aussi personnaliser l’interface avec le logo de votre entreprise.

Les paramètres vous permettent de connecter votre téléphone, mais aussi votre agenda (Google, Office 365 …) et de recevoir des notifications sur votre ordinateur ou votre smartphone, mais aussi dans d’autres logiciels comme Slack et Facebook Workplace.

Vous pourrez renforcer la sécurité de votre compte en changeant de mot de passe, en activant l’authentification à double facteurs.

Vous pourrez ajouter et supprimer des membres à vos équipes et leurs attribuer des droits (modification, lecture seule …)

Vous pourrez modifier tous vos codes de suivi (site Internet, live chat, formulaires, newsletters …)

Vous pourrez enfin gérer vos données : les importer, les supprimer, les sauvegarder …

configurer hubspot etape 7a parametres
configurer hubspot etape 7b parametrer

Configurer HubSpot Etape 8 : La marketplace des applications

HubSpot est un CRM génial en lui même, et c’est d’autant plus vrai qu’il reste ouvert aux autres logiciels afin de communiquer et d’échanger des données.

Allez faire un tour sur la marketplace des applications, vous y trouverez tous les grands (et les petits) éditeurs : Zoho, YouTube, Stripe, WordPress, Zoom, Google Ads …

configurer hubspot etape 8a marketplace applications
configurer hubspot etape 8b marketplace applications

Notre avis sur le CRM gratuit de HubSpot

HubSpot nous a contacté pour réaliser ce petit test de son CRM. Je ne suis pas informaticien ni dev mais je ne découvre pas les ordinateurs non plus. Je maitrise la base (Office, Windows …) et même un peu plus (suite Adobe, WordPress …), mais je ne suis pas un codeur ni un geek des logiciels GRC.

J’ai d’abord trouvé le parcours très fluide : inscription avec une simple adresse mail (ils envoient un email de validation), pas besoin de donner un numéro de téléphone, pas besoin de donner un numéro de CB. On dispose donc vraiment d’un CRM en deux minutes montre en main.

La configuration est elle aussi très fluide : HubSpot nous accompagne dès le départ en proposant d’importer un fichier clients, puis de le configurer en quelques étapes (si votre fichier est propre, il n’y aura pas de problème).

Et voilà. Le coté rébarbatif (créer un compte / importer des données) est expédié en moins de 15 minutes. Vient alors le temps de la prise en main du CRM en lui même, et je trouve l’interface de HubSpot particulièrement épurée mais très explicative sur les fonctionnalités. Si une fonctionnalité de nous intéresse pas elle saura se faire oublier. Si vous voulez en découvrir une, alors HubSpot propose à chaque fois un pas à pas et une bibliothèque de modèles (par exemple pour faire de l’emailing).

Pour démarrer une activité (création d’entreprise), pour suivre quelques clients (auto/micro entrepreneur), et même pour les petites entreprises, le CRM de HubSpot fait largement le job dans sa version gratuite. Quand votre entreprise grandira, recrutera des salariés, décrochera de plus en plus de contrats, il sera alors temps de passer au niveau supérieur et de découvrir tout ce que HubSpot peut apporter aux PME.

 

Les avantages du CRM gratuit de HubSpot

100% gratuit sans limite dans le temps
Interface en français
– Interface fluide et claire
Disponible sous forme d’application mobile
– Un accompagnement « pas à pas » pour exploiter toutes les fonctionnalités avancées
– Accès à la marketplace des applications (pour relier HubSpot à Gmail, Calendar, WordPress, Airtable …)
– Accès à HubSpot Academy (des centaines d’heures de vidéo pour bien prendre en mail le logiciel, mais aussi pour découvrir des idées marketing, ventes, services…)

Ressources en ligne

Cet article sponsorisé par HubSpot a été rédigé par la rédaction de Logiciels.Pro. Découvrez plus d’informations sur ce logiciel en consultant les vidéos proposées par cet éditeur.

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