Consultez notre glossaire collaboration pour connaitre tous les termes techniques, acronymes, abréviations et expressions utilisés dans le métier de la collaboration . Ce lexique comprend toutes les définitions des termes clés (d’Agenda partagé à Wiki) ainsi que des exemples pour améliorer votre vocabulaire ainsi que votre compréhension de ce domaine.
Dans tout environnement professionnel, la collaboration repose sur une communication claire, structurée et efficace. La maîtrise du vocabulaire associé aux pratiques collaboratives est donc essentielle pour assurer la cohérence des échanges, fluidifier les interactions et garantir la réussite collective des projets. En l’absence d’un langage commun, les incompréhensions se multiplient, les délais s’allongent, et la productivité s’en trouve compromise.
Le vocabulaire de la collaboration comprend des notions comme gestion de projet, copilotage, réunion de synchronisation, partage de documents, workflow, coédition, feedback, roadmap, tableau Kanban, sprint ou encore rétrospective. Ces termes décrivent des outils, des méthodes ou des étapes clés dans la coordination des équipes. Ils permettent d’unifier les pratiques, de mieux répartir les rôles et de structurer les cycles de travail.
Avec la montée en puissance du travail hybride et des outils numériques (Microsoft Teams, Slack, Notion, Trello, Google Workspace…), ce lexique s’est enrichi de nouvelles expressions liées à la gestion à distance, à la communication asynchrone ou au partage d’informations en temps réel. Le vocabulaire collaboratif devient ainsi un facteur clé d’adoption des technologies, de gestion du changement et d’engagement des équipes.
Agenda partagé : L’agenda partagé permet de planifier efficacement les réunions sans échanges préalables fastidieux. Il vérifie les disponibilités, envoie les invitations, réserve les salles et envoie des rappels. Il centralise les informations utiles à la réunion et améliore la coordination des membres d’une même équipe.
Agrégateur de contenu : Un agrégateur permet de suivre en temps réel plusieurs sources d’information via les flux RSS. Il centralise les nouveautés sur une interface unique, comme une boîte mail. Il offre une vue synthétique de l’actualité choisie sans navigation sur les sites sources, facilitant la veille.
Annuaire électronique : Un annuaire électronique est une base de données accessible en ligne, recensant des individus, services ou entités. Il facilite la recherche de contacts dans une organisation via des critères (nom, fonction, service). Il améliore la communication interne et soutient la mise en réseau d’expertises.
Bibliothèques électroniques : Une bibliothèque électronique rassemble des ressources numériques (textes, images, sons) accessibles au sein d’un groupe. Elle dépasse la simple conservation documentaire pour devenir un espace interactif d’analyse et de valorisation des contenus. Elle favorise la collaboration autour de documents utiles à des travaux communs.
Blog : Un blog est un site web structuré en articles, ou billets, classés du plus récent au plus ancien. Il permet à un auteur de publier du contenu textuel enrichi (hyperliens, médias) et d’interagir via des commentaires. Il sert de journal personnel, de veille ou de plateforme éditoriale.
CAO (Conception Assistée par Ordinateur) : La CAO désigne l’utilisation de logiciels pour modéliser, tester et produire des objets industriels. Ces outils virtuels facilitent la création, la simulation et la fabrication de produits dans des secteurs comme l’automobile. Elle optimise les processus de conception et permet des économies de coûts et de délais.
Capitalisation des connaissances : Ce processus vise à collecter, structurer et diffuser les savoirs détenus par les collaborateurs. Elle permet de pérenniser les expertises, de les valoriser et de les rendre accessibles à l’ensemble de l’organisation. Elle s’appuie souvent sur des outils de gestion de connaissances et d’expérience.
Collaboration : La collaboration désigne la capacité de plusieurs personnes à travailler ensemble de manière fluide et coordonnée autour d’objectifs communs. Elle repose sur des outils, des méthodes et une culture d’échange visant à favoriser la productivité collective, l’innovation et la cohérence entre les actions individuelles dans un cadre professionnel ou organisationnel.
Communauté de pratique : Une communauté de pratique regroupe des professionnels partageant un domaine d’expertise. Ils échangent sur leurs pratiques, construisent ensemble des référentiels et enrichissent leurs compétences. Elle est un levier de créativité, de transmission informelle du savoir et de développement professionnel collaboratif.
Compétences collaboratives : Les compétences collaboratives désignent les aptitudes à interagir efficacement dans un cadre collectif : communication, écoute, gestion des conflits, co-décision. Elles sont à la fois individuelles et partagées, mobilisées dans les situations de coopération. Elles renforcent la performance collective et la qualité relationnelle.
Conscience de groupe : Ce concept désigne la perception qu’a chaque membre du groupe de l’activité collective : qui fait quoi, où, quand et comment. Elle conditionne la coordination. Dans les espaces numériques, elle est soutenue par des outils qui rendent visibles les actions des autres, facilitant l’intégration des contributions.
Diagramme de Gantt : Le diagramme de Gantt est un outil de planification visuelle d’un projet. Il affiche les tâches, leurs durées et leur enchaînement sur une ligne de temps. Il permet d’anticiper les délais, suivre l’avancement et ajuster les ressources. C’est un outil clé de pilotage projet.
E-learning : L’e-learning regroupe les outils et méthodes d’apprentissage à distance via Internet. Il s’adresse à des publics autonomes, en formation continue, initiale ou professionnelle. Cette modalité pédagogique flexible permet un accès personnalisé à des contenus variés, renforçant l’individualisation des parcours de formation et la capitalisation des savoirs.
Flux RSS : Les flux RSS permettent de recevoir automatiquement les dernières publications d’un site web (actualités, blogs, etc.). Grâce à ce format XML, l’utilisateur accède rapidement aux titres ou résumés sans consulter les sites. Il facilite la veille et l’agrégation d’informations à jour, sans surcharge de navigation.
Forums : Les forums sont des espaces en ligne où les utilisateurs échangent librement sur des thématiques précises. Les messages sont consultables à tout moment, et chacun peut publier ou répondre. Ces plateformes favorisent la mutualisation des connaissances et alimentent parfois des bases de questions fréquentes (FAQ).
Gestion de contenu : La gestion de contenu consiste à organiser les contenus électroniques (textes, images, documents) de manière cohérente. Elle facilite la création, le classement, la publication et le partage d’informations. Elle structure les flux d’information et soutient la performance documentaire dans l’entreprise ou sur le web.
Gestion Électronique des Documents (GED) : La GED permet de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un document numérique (création, classement, accès, archivage). Elle assure la sécurité, l’indexation et l’accessibilité des fichiers. En entreprise, elle optimise les processus, réduit l’usage du papier et structure la circulation documentaire selon les normes internes.
Gestionnaire de tâches : Le gestionnaire de tâches permet de lister, assigner et suivre les actions à mener dans un projet. Couplé à un agenda ou un Gantt, il facilite le suivi des responsabilités, l’échéancier et la coordination. Il structure les actions et améliore la répartition du travail.
Hyperlien : Un hyperlien est un élément cliquable dans un document qui redirige vers une autre page ou un autre contenu. Il connecte l’information, qu’elle soit interne ou externe au site. Il structure la navigation, enrichit l’expérience utilisateur et relie les connaissances de manière dynamique.
Intelligence collective : L’intelligence collective émerge des interactions entre membres d’un groupe. Elle produit des idées, décisions ou solutions supérieures à celles issues d’individus isolés. Elle repose sur la mise en commun des savoirs, la coopération et la synergie. Elle est au cœur des dynamiques de groupe innovantes.
Intelligence pratique : L’intelligence pratique est la capacité d’un individu à agir de façon efficace dans une situation réelle. Elle se manifeste dans l’action, par des décisions adaptées, une compréhension du contexte et une mise en œuvre pertinente des ressources disponibles. Elle est essentielle en environnement professionnel complexe.
Interopérabilité : L’interopérabilité est la capacité de systèmes informatiques hétérogènes à fonctionner ensemble et partager des données. Elle repose sur des standards ouverts. Elle permet la communication fluide entre logiciels, favorisant la cohérence des systèmes d’information et la compatibilité entre applications, outils et plateformes.
Intranet : L’intranet est un réseau privé interne à une organisation, utilisant les technologies Internet. Il sécurise les échanges, centralise les documents, les procédures, et facilite la communication entre collaborateurs. Il permet un accès contrôlé à l’information et favorise la cohésion et la réactivité de l’entreprise.
Liste de diffusion : Contrairement à la liste de discussion, la liste de diffusion envoie des messages d’un expéditeur unique vers plusieurs destinataires. Elle ne permet pas de réponse groupée. Utilisée pour des newsletters ou annonces, elle vise à informer sans interactivité. Elle est souvent un outil de communication descendante.
Liste de discussion : Une liste de discussion est un outil de communication par e-mail permettant à un groupe de partager des messages autour d’un thème commun. Chaque membre envoie un message à l’adresse de la liste, automatiquement redistribué à tous les abonnés. L’abonnement est nécessaire pour participer aux échanges.
Logiciel libre : Un logiciel libre est un programme que tout utilisateur peut utiliser, modifier et redistribuer sans frais. Il repose sur une licence ouverte, garantissant la transparence du code source. Il est une alternative aux logiciels propriétaires, favorisant l’innovation partagée et l’autonomie des utilisateurs.
Logiciels collaboratifs : Les logiciels collaboratifs facilitent le travail en équipe en centralisant les informations, les échanges et les documents. Ils permettent une gestion partagée des tâches, des calendriers, des fichiers ou des communications, même à distance. Ces outils sont essentiels à la coordination, à la réactivité et à l’efficacité des groupes de travail.
Logiciels de brainstorming & mind mapping : Ces outils numériques permettent de structurer visuellement les idées, de favoriser la créativité collective et de représenter graphiquement des concepts ou des projets. Utilisés lors de sessions de brainstorming, ils aident à organiser la pensée, à identifier les priorités et à mieux communiquer les idées au sein d’une équipe.
Logiciels de calendrier & agenda : Ces logiciels offrent des fonctionnalités avancées pour planifier, organiser et partager des événements, des rendez-vous ou des échéances professionnelles. Ils permettent la synchronisation avec différents appareils et outils collaboratifs, facilitant la coordination des emplois du temps et la gestion du temps au sein d’une organisation ou d’un projet.
Logiciels de gestion des connaissances : Ils permettent de structurer, stocker et partager les savoirs internes d’une organisation. Ces outils assurent la capitalisation des expertises, facilitent l’onboarding, réduisent les pertes d’information et améliorent la productivité. Ils peuvent intégrer des wikis, des bases de données documentaires ou des FAQ internes accessibles aux collaborateurs autorisés.
Logiciels de gestion des tâches : Ces logiciels permettent de planifier, affecter et suivre l’avancement des tâches au sein d’une équipe ou d’un projet. Ils offrent une vue claire des priorités, des délais et des responsabilités. Ils contribuent à l’organisation du travail, à la responsabilisation des équipes et à la bonne exécution des objectifs définis.
Logiciels de messagerie instantanée & chat : Ces outils favorisent la communication en temps réel entre collaborateurs, équipes ou départements. Ils permettent de réduire les délais de réponse, d’améliorer la fluidité des échanges et de maintenir la continuité des interactions, même en télétravail. Ils intègrent souvent des fonctionnalités de groupes, mentions et partages de fichiers.
Logiciels de partage & transfert de fichiers : Ils offrent des solutions sécurisées pour envoyer, recevoir et stocker des documents numériques entre collaborateurs ou avec des partenaires externes. Ces logiciels garantissent l’accessibilité, la confidentialité et la traçabilité des échanges de fichiers, tout en facilitant le travail collaboratif sur des documents partagés en ligne.
Logiciels de signature électronique : Ces logiciels permettent de signer numériquement des documents avec une valeur légale équivalente à celle d’une signature manuscrite. Ils simplifient les processus contractuels, accélèrent les délais de validation et garantissent l’intégrité et l’authenticité des documents grâce à un horodatage sécurisé et à un certificat numérique.
Logiciels de tableau blanc virtuels : Ils reproduisent un espace de travail graphique collaboratif sur lequel les utilisateurs peuvent dessiner, écrire, annoter et organiser des idées. Utilisés en réunion, en formation ou en ateliers, ces tableaux blancs numériques favorisent la créativité collective, la prise de décision visuelle et l’interaction à distance.
Logiciels de téléphonie d’entreprise & VoIP : Ces solutions permettent aux entreprises de gérer leurs appels professionnels via internet, en remplaçant ou complétant la téléphonie traditionnelle. Elles offrent des fonctionnalités avancées (SIP, transfert d’appel, messagerie vocale, conférences audio) et réduisent les coûts de communication tout en facilitant la mobilité des collaborateurs.
Logiciels de visioconférence : Ces outils permettent d’organiser des réunions audio-vidéo à distance avec partage d’écran, enregistrement et interaction en temps réel. Ils sont devenus essentiels dans les contextes de télétravail ou de collaboration inter-sites. Ils favorisent la communication directe tout en réduisant les déplacements et les coûts logistiques associés.
Logiciels de Workflow : Ces logiciels structurent les processus d’entreprise en modélisant les tâches, les responsables, les délais et les circuits de validation. Ils assurent une traçabilité complète du déroulement des opérations. Le workflow optimise la productivité, réduit les erreurs humaines et facilite le suivi en temps réel.
Logiciels GED & dématérialisation : Les logiciels de Gestion Électronique de Documents (GED) permettent d’archiver, classer, rechercher et partager des documents numériques de manière sécurisée. Ils s’inscrivent dans une démarche de dématérialisation des processus documentaires, améliorant la traçabilité, réduisant les coûts papier et facilitant l’accès à l’information au sein de l’entreprise.
Messagerie instantanée : La messagerie instantanée permet des échanges textuels rapides entre utilisateurs connectés au même réseau. Les messages s’affichent en temps réel et offrent un dialogue interactif. D’autres fonctionnalités incluent le transfert de fichiers, la communication vocale et la gestion de contacts en ligne pour favoriser la réactivité professionnelle.
Messageries électroniques & webmail : Ces outils permettent l’envoi et la réception d’e-mails professionnels via une interface web ou un client de messagerie. Ils intègrent généralement des fonctions de tri, de filtrage, de stockage ou d’antispam. Ils sont essentiels à la communication professionnelle quotidienne, tant en interne qu’avec les interlocuteurs externes.
Microblog : Le microblog est un format court de publication (ex. Twitter) permettant de partager rapidement des informations textuelles, souvent sans titre. Il autorise des interactions rapides sous forme de commentaires. Il combine des éléments du blog et de la messagerie, et favorise la communication instantanée.
Moteur de recherche : Un moteur de recherche est un logiciel qui indexe et permet de retrouver des contenus (pages, fichiers, vidéos) via des mots-clés. Il s’appuie sur des algorithmes d’exploration et de pertinence. Certains sont spécialisés (vidéos, images) ou regroupés dans des métamoteurs pour une recherche élargie.
Outils d’écriture collaborative : Ces outils permettent à plusieurs utilisateurs de rédiger, modifier et commenter un même document en ligne. Chaque intervention est conservée via un système de versions, favorisant un travail simultané, transparent et structuré. Ils sont utilisés pour la rédaction collective de contenus, souvent en environnement professionnel ou académique.
Outils de cartographie des compétences : Ces outils identifient et classifient les savoir-faire des collaborateurs. Ils servent à localiser rapidement une expertise au sein d’une organisation. Indispensables pour les projets collaboratifs, ils soutiennent la gestion des talents, la mobilité interne et la constitution efficace des équipes projet.
Outils de synchronisation : Ces outils maintiennent la cohérence des fichiers entre plusieurs emplacements. Lorsqu’un fichier est modifié à un endroit, la synchronisation le met automatiquement à jour ailleurs. Ils assurent un accès uniforme aux données pour tous les collaborateurs, essentiels en travail nomade ou multi-site.
Outils Peer-to-Peer (P2P) : Les outils P2P facilitent l’échange direct de fichiers entre ordinateurs d’un même réseau, sans passer par un serveur central. Chaque poste devient à la fois client et serveur. Ce modèle favorise le partage de documents, multimédia ou de travail collaboratif, avec des architectures décentralisées et sécurisées.
Portail : Un portail est une interface centralisée d’accès à des ressources internes et externes. Il regroupe informations, outils métier, actualités et liens utiles selon les besoins des utilisateurs. Il constitue la porte d’entrée vers l’environnement numérique de l’entreprise et personnalise l’accès selon les profils et autorisations.
Serveur : Un serveur est un ordinateur ou programme fournissant des services à d’autres ordinateurs, appelés clients. Il peut héberger des sites, gérer des courriels ou partager des fichiers. La communication s’effectue via des protocoles (ex : TCP/IP). Un poste peut être client et serveur simultanément.
Système de Gestion de Contenu (CMS) : Un CMS permet de créer, gérer et publier du contenu sur un site web sans connaissances techniques avancées. Il centralise l’ensemble du processus éditorial (rédaction, validation, mise en ligne). Utilisé en intranet ou sur Internet, il facilite la gestion dynamique de l’information d’entreprise.
Système de localisation d’expertise : Ce système logiciel aide à identifier les collaborateurs compétents pour une tâche donnée. Il va au-delà de la simple recherche, en mettant en relation les personnes concernées. Il permet de capitaliser les interactions et d’optimiser la mobilisation des ressources humaines au sein d’une organisation.
Système expert : Un système expert est un logiciel imitant le raisonnement d’un spécialiste pour résoudre des problèmes spécifiques. Il s’appuie sur une base de connaissances et des règles logiques. Il est utilisé dans l’aide à la décision, notamment dans les domaines techniques, médicaux ou juridiques, où l’expertise est cruciale.
Tableau blanc interactif : Dispositif mêlant vidéoprojection et écran tactile, le tableau blanc interactif permet de partager et d’annoter en direct des documents durant une réunion. Il facilite les échanges en présentiel ou à distance, favorisant ainsi la collaboration visuelle et la captation en temps réel des contributions du groupe.
Visioconférence : La visioconférence combine la vidéo et l’audio pour organiser des réunions à distance. Elle permet à plusieurs participants situés en différents lieux de dialoguer en simultané. Elle inclut aussi des fonctions de conférence multipoints pour réunir plusieurs terminaux, assurant des échanges fluides et productifs sans déplacement.
Wiki : Un wiki est un site collaboratif modifiable par ses utilisateurs. Il permet d’écrire et de structurer collectivement des contenus. Simple d’utilisation, il favorise la co-construction des savoirs. Chaque utilisateur peut créer ou modifier les pages, contribuant à une mémoire commune organisée et évolutive.
