Comment réaliser un planning d’équipe ?

Qu’est-ce qu’un planning d’équipe ?

Un planning d’équipe, ou planning du personnel, est un document essentiel au sein d’une entreprise, car son objectif est de répartir les ressources humaines dans le temps, en fonction des taches à réaliser et des objectifs à atteindre.

Toutes les entreprises sont concernées par cette problématique, car les ressources humaines de ne sont pas illimitées (il est très difficile de recruter du personnel en fonction des besoins), tout comme le temps (on ne peut pas prolonger indéfiniment le temps de travail au sein d’une journée qui ne compte que 24 heures). Les managers doivent donc répartir leur budget humain (les hommes et les femmes qui travaillent avec lui) en fonction de nombreuses contraintes : deadline du client à respecter, horaires d’ouvertures, temps de travail maximum autorisé par la loi, disponibilité de chacun (absence, congé …), personnel disponible (nombre et compétences), autres taches à réaliser …

Le planning d’équipe prend donc la forme d’un calendrier qui planifiera le travail de chaque membre de l’équipe au cours de la journée (de la semaine, du mois), avec les heures d’arrivées et de départs (pour la prise de poste), les taches à réaliser (par exemple service 10 clients) et les objectifs à atteindre (niveau de service, chiffre d’affaires …)

Comment faire un planning d’équipe ?

Dans une très petite entreprise, on peut faire un planning du personnel avec Excel, ou avec une simple feuille de papier et un crayon ! En théorie du moins, car en pratique, c’est évidemment (beaucoup) plus compliqué … Un commerce de proximité tenue par deux ou trois personnes peut faire un petit planning sur la semaine à venir, afin de savoir qui viendra quel jour pour tenir la boutique, gérer les stocks, appeler les fournisseurs …

Mais ce petit planning sur un bout de papier, qui fonctionnait encore bien il y a quelques décennies (avant l’apparition de l’informatique … on n’avait pas le choix) n’est plus possible aujourd’hui : comment calculer avec précision les heures de travail effectives ? comment calculer les primes et salaires ? comment s’assurer de la conformité avec la législation et le droit du travail ? …

Si on gère une très petite entreprise familiale, ou si on gère une petite association, il est encore possible de faire un planning papier. Dans tous les autres cas, il est quasiment obligatoire de faire appel à un logiciel dédié !

Un logiciel de planning offrira en effet de très nombreuses fonctionnalités et de très nombreux avantages, d’après cette source :

Un logiciel de planning est prêt à l’emploi, pré-configuré, avec un calendrier comportant tous les jours spéciaux que compte une année (jours fériés, horaires de nuits, week-ends …)

Si l’organisation de l’entreprise est immuable, on peut facilement dupliquer le planning du mois dernier pour générer celui du mois à venir.

Il peut prendre en compte les cas particuliers : personnel à mi-temps, personnel en travail de nuit, personnel en formation ou en congé, absences …

Il peut s’adapter en fonction des temps forts de l’entreprise. Pour une entreprise de restauration, l’affluence est beaucoup plus forte aux heures de repas. Pour une entreprise d’événementiel, il y a souvent plus de travail le week end et pendant les périodes de vacances. Pour une entreprise de logistique, le travail de nuit n’est pas rare.

Un logiciel de planning permettra au personnel de pointer (via une badgeuse, une application mobile …) et pourra donc aussi calculer le temps de travail effectif de chaque employé. En cas d’absence, il pourra envoyer une alerte au manager et / ou au responsable des ressources humaines.

Si le temps de travail est pris en compte par le logiciel, il pourra aussi calculer le salaire et les charges qui en découle (en prenant en compte de nombreux autres paramètres, comme les horaires de jour ou de nuit, si l’employé travail un jour normal ou s’il s’agit d’un jour férié, ou encore si l’employé a aussi fait des heures supplémentaires …)

Quel logiciel de planning d’équipe choisir ?

Avant de choisir un logiciel de planning d’équipe, il faut prendre en compte plusieurs paramètres afin de s’assurer qu’il est adapté aux besoins de votre entreprise et de votre secteur :

– Fonctionnalités de planning
– Optimisation de la masse salariale
– Respect des conventions collectives
– Simplification de l’administration des RH
– Préparation de la paie et des déclarations sociales
– Rapports RH, reporting, tableaux de bord
– Prix
…