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Pourquoi dématérialiser les notes de frais en 2022 ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document qui permet de se faire rembourser des frais engagés dans le cadre de son travail : frais de déplacement, frais de repas, frais d’hébergement, dépenses en papeterie, frais de télétravail …

Par exemple un commercial itinérant va devoir utiliser un véhicule pour réaliser ses tournées, ce qui engendrera des dépenses (essence, péage, entretien …) S’il se déplace loin, il ne pourra pas rentrer chez lui pour déjeuner ni se rendre à la cantine de l’entreprise, ce qui engendrera de nouvelles dépenses (repas midi / soir), et il peut aussi être amené à dormir dans un hôtel … Autant de dépenses engagées au nom de son entreprise, afin de réaliser sa mission : elles doivent donc être remboursées s’il a avancé cet argent avec sa carte bancaire personnelle.

Si la forme d’une note de frais est libre, elle doit en revanche compter un certain nombre d’informations pour être valable :

– Le nom du salarié
– Une description de sa mission
– Une description des frais à rembourser
– Son montant avec TVA
– La date de la dépense
– Le lieu de la dépense
– Des justificatifs : facture, ticket de caisse, relevé bancaire …

Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?

Plus une entreprise compte de salariés, plus le nombre de notes de frais augmente … Si pendant longtemps les comptables n’avaient pas d’autre choix que d’exiger des factures papier, les choses ont changé ces dernières années. D’une part, de nouveaux logiciels sont apparus et permettent de numériser les notes de frais, et d’autre part l’Etat a autorisé depuis 2019 la dématérialisation des notes de frais. Et les avantages sont nombreux :

– Le papier disparait, ce qui facilite le travail des services comptables et réduit les frais d’archivage et de stockage
– Moins de papier, c’est aussi mieux pour la planète
– Cela réduit les risques d’erreurs dans les saisies comptables
– Cela réduit les risques de pertes des justificatifs
– Cela réduit les risques de fraude de la part des salariés
– Cela permet au service comptable de gagner beaucoup de temps dans les temps de traitement
– Le salarié est lui aussi remboursé beaucoup plus rapidement
– Les notes de frais, c’est une data qui ne demande qu’à être exploité (pour réduire les frais de fonctionnement de l’entreprise, pour évaluer les résultats d’un salarié, pour avoir des indicateurs clés …)
– Des factures numériques sont facilement archivables, accessibles sur de nombreuses années, et on peut faire des recherches de mots clés

Comment dématérialiser les notes de frais ?

Pour dématérialiser des notes de frais, il faut faire appel à un logiciel gestion des notes de frais comme Notilus, développé en France depuis 1997, et qui offre de nombreuses fonctionnalités :

– Gestion de tous les types de frais : frais kilométriques, frais de transport, frais d’hébergement …
– Reconnaissance optique des caractères (OCR) pour extraire les informations d’un document papier sans avoir à les saisir manuellement
– Automatisation de la saisie des notes de frais grâce à l’intelligence artificielle
– Scan des factures et tickets de caisse directement depuis le mobile du salarié
– Personnalisation du workflow de validation de l’entreprise
– Respect de la politique de remboursement de l’entreprise
– Gestion des pièces jointes
– Archivage à valeur probante des notes de frais & moteur de recherche
– Analyse des dépenses
– Génération de rapports, tableaux de bords et indicateurs

Pour numériser toutes vos notes de frais rapidement et simplement, Notilus offre des applications mobiles pour vos smartphones iPhone ou Android :

– Prenez votre ticket de caisse en photo
– L’IA du logiciel analyse la photo et en extrait toutes les informations pertinentes (date, prix, TVA …)
– Toutes les données sont stockées dans le cloud, accessible depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone …
– Vous avez accès à un tableau de bord avec tous vos frais engagés
– Vous pouvez intégrer Notilus avec la plupart des ERP : SAP, Oracle, Microsoft, Sage, Cegid, Divalto, Quickbooks …

logiciel gestion notes de frais

Notilus : le logiciel de gestion des notes de frais

 

application gestion notes de frais

Notilus : l’application de gestion des notes de frais

 

Notilus compte plus de 1.500 entreprises clientes et plus de deux millions d’utilisateurs : NRJ Group, Acadomia, Groupama, Rossignol, Legrand …

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Pourquoi dématérialiser les notes de frais en 2022 ?
Pourquoi dématérialiser les notes de frais en 2022 ?

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