Une réunion peut produire beaucoup de texte sans préciser qui doit agir. Pour une PME, le problème est souvent de distinguer une décision, une proposition et une question ouverte. Orkas, un espace de travail de bureau open source et local en priorité, permet de réunir fichiers et consignes autour d’une équipe d’assistants IA. Voici une méthode de préparation à faire valider par les personnes concernées.
Commencer par un périmètre clair
Créez un projet avec des notes anonymisées et un modèle de tableau. Commander peut coordonner les assistants spécialisés à partir des fichiers du projet. La consigne permanente doit préciser que le résultat est un brouillon : aucune attribution de responsabilité ni aucun engagement de délai ne doit être inventé.
Dans cet exemple fictif, les notes indiquent : « Léa propose de refaire la page de présentation ; le budget reste à arbitrer ; un premier texte est souhaité vendredi ; personne n’a accepté la rédaction ; Karim a confirmé qu’il vérifierait les liens. » Ces éléments sont inventés pour expliquer le travail, sans décrire une entreprise réelle.
Une consigne directement vérifiable
Demandez à Commander : « Classe ces notes dans un tableau : décision confirmée, proposition, question ouverte. Pour chaque action, indique le responsable explicitement confirmé, l’échéance explicite et le passage source. Écris “à confirmer” quand une donnée manque. Ne transforme pas une proposition en décision. Termine par les questions à poser avant toute diffusion. »
Sortie illustrative rédigée manuellement, sans exécution mesurée d’Orkas : « Refaire la page : proposition ; budget : à arbitrer ; rédiger le texte : responsable à confirmer, échéance “vendredi” à convertir en date après validation ; vérifier les liens : Karim, échéance à confirmer. » Léa reste l’autrice d’une proposition, pas la responsable désignée de sa réalisation.
Conserver la vérification humaine
Le responsable de réunion compare chaque ligne aux notes, demande les accords manquants et remplace les échéances relatives par des dates approuvées. Il conserve la source avec le tableau pour faciliter une reprise ultérieure. La valeur de cette méthode tient à la visibilité des incertitudes ; elle ne constitue ni une garantie d’exactitude de l’IA ni une promesse de gain de temps.
Utilisez d’abord des données non confidentielles. Le fonctionnement local en priorité ne garantit pas un traitement intégralement hors ligne : les modèles distants et services connectés peuvent recevoir les données nécessaires. Choisissez un fournisseur compatible avec votre propre clé API ou une autre option prise en charge, puis vérifiez les accès accordés. Le cœur de l’application est gratuit ; les modèles et services facultatifs peuvent coûter davantage.
Contribution de présentation d’Orkas préparée avec une assistance IA sous le pseudonyme ColunTina. Cet exemple est pédagogique et ne rapporte aucun résultat d’utilisation réel.